Combinar correspondencia entre Excel y Word II

Antes de combinar la carta podemos hacer una prueba para ver el aspecto final y cambiarlo si fuera necesario (todos los cambios se reflejarán después en cada carta), incluso podemos ir visualizando las cartas de una en una con la opción Vista previa de resultados.

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Una vez hechas todas las comprobaciones y con la carta ya terminada llega el momento de generar tantas como destinatarios. Para eso utilizaremos la opción Finalizar y combinar, que completa la combinación de correspondencia. Esta opción tiene tres opciones, vamos a verlas de forma detallada.

Editar documentos individuales permite generar las cartas para imprimirlas después. Esta opción nos lleva al cuadro Combinar en un documento nuevo.

  • Todos nos da como resultado tantas cartas como registros hay en la tabla de Excel.
  • Registro actual da una única carta como resultado, en concreto la que coincide con el número de orden del registro. Si es el 1 aparecerá la carta del primer registro de la tabla de Excel.
  • Desde… Hasta… permite generar un número concreto de cartas para un grupo de registros (Desde: … Hasta: …). En Desde: ponemos el número de orden del primer registro a combinar, dejarlo en blanco indica desde el primero. En Hasta: ponemos el número de orden del último registro a combinar, dejarlo en blanco indica hasta el último. Por ejemplo del segundo al quinto (Desde: 2 Hasta: 5); a partir del segundo (Desde: 2 Hasta: en blanco); los tres primeros (Desde: en blanco Hasta: 3).

La opción Imprimir documentos es igual que la anterior, pero las cartas van directamente a la impresora.

Enviar mensajes de correo electrónico permite enviar cada carta del resultado de la combinación en un correo electrónico. Además de indicar qué grupo de registros queremos enviar (como las dos opciones anteriores) debemos completar los parámetros del mensaje que se va a enviar. Para que esta opción funcione es imprescindible tener un campo cuyo contenido sea el e-mail del destinatario y además tener instalado un programa de correo electrónico compatible con MAPI, por ejemplo Microsoft Outlook 2007. En Para: seleccionamos de la lista despegable el campo que contiene la dirección de e-mail del destinatario. En Asunto: escribimos el texto que figurará en el asunto del mensaje. En Formato de correo: seleccionamos de la lista despegable el tipo de formato del mensaje, puede ser Texto sin formato, HTML o datos adjuntos.

Vamos a seguir con nuestro ejemplo: mandar una carta a cada uno de los clientes.

De la opción Finalizar y combinar activamos Editar documentos individuales, en el cuadro Combinar en un documento nuevo seleccionamos la opción Todos y a continuación Aceptar. Si todo ha ido bien, tendremos ahora dos documentos de Word: la carta modelo,  carta a clientes.docx y el resultado de la combinación, llamado Cartas1, el 1 sale porque es la primera vez que combinamos.

Como la carta modelo está almacenada la podremos seguir combinando más veces; por lo que el resultado de la combinación se puede generar tantas veces como sea necesario, luego no hace falta guardar este documento.  Conforme vaya cambiando la carta modelo, y vuelva a combinar, los cambios se reflejarán en cada carta, y el documento de la combinación se llamará Cartas2, Cartas3, etc.

Hemos terminado, tenemos dos documentos: la tabla de Excel y la carta de Word. En principio son dos documentos normales, se pueden cerrar guardando los cambios y listo, pero están vinculados. Si posteriormente tuviera que volver a generar las cartas deberá tener especial cuidado con lo siguiente. Al volver a abrir el documento de Word aparecerá el siguiente cuadro.

seis

Es muy importante activar la opción , de esta forma se volverá a activar el vínculo entre los dos programas y se podrá volver a generar las cartas procediendo de la forma que ya hemos visto.

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15 respuestas a Combinar correspondencia entre Excel y Word II

  1. Luis dijo:

    Muchas gracias por la explicación. Estaría bien algo sobre Access y Word. GRACIAS

    • cienporcienoffice dijo:

      Gracias Luis. Uno de los siguientes artículos será sobre combinar correspondencia entre Access y Word. Saludos

  2. Pingback: Combinar correspondencia entre Access y Word I | cien por cien Office

  3. Pingback: Combinar correspondencia entre Excel y Word I | cien por cien Office

  4. Anónimo dijo:

    Como pasar el formato de Excel a Word, me lo distorsiona de números entero a números con varias decimales?

    • cienporcienoffice dijo:

      Hola,

      debes editar el campo en Word y añadir los modificadores necesarios para darle el formato que quieras. Para editar el campo en Word, una vez insertado en el documento, haz clic con el botón derecho sobre el y entra por Editar campo y luego Códigos de campo.

      Un saludo

  5. jose sinn dijo:

    bien explicado mi duda serviria para poner folios o numeracion correlativa por ejemplo de facturas¿ tendria tope maximo por ejemplo de 2000 jose

  6. buenas noches
    si quiero ingresar datos descritos en varias celdas para un solo destinatario, como hago

    • cienporcienoffice dijo:

      Hola, insertando el campo (en excel la columna) correspondiente. Cada columna de Excel es una campo de inserción en Word

  7. Luis Muñiz Valles dijo:

    Buenos días: Quisiera saber si la combinación de correspondencia hay un número máximo de campos que se puedan combinar. Estoy intentando combinar una tabla que contiene 365 campos y solo me deja combinar 252.

  8. Anónimo dijo:

    Si quiero hacer las Constancias de CTS (Compensacion de Tiempos de Servicios) hay que hacer como 35 cartas pero los datos tienen mas de un campo y en diferentes posiciones de la hoja.
    Saludos desde Lima

    • cienporcienoffice dijo:

      Los datos en Excel deben tener estructura de tabla: las columnas son los campos y las filas los registros.
      Un saludo

  9. Luis dijo:

    Como hago para aprovechar el folio y que me salgan los resgistros en Word seguidos y no uno por hoja?

    • cienporcienoffice dijo:

      Hola Luis. Revisa el post Combinar correspondencia entre Access y Word para crear etiquetas. Puedes configurar el documento de Word con varias etiquetas y repetirlo en todas.
      Un saludo

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