Combinar correspondencia entre Access y Word I

Combinar correspondencia es una herramienta típica de Word, que se utiliza para generar tantos documentos como destinatarios del mismo haya. Son necesarios dos archivos: uno con los datos de los destinatarios y otro con el documento de texto.

Para combinar correspondencia entre Access y Word vamos a trabajar con el siguiente ejemplo: la base de datos CONTACTOS.accdb y dentro la tabla Clientes con los siguientes campos:
DNI
NOMBRE
APELLIDO1
APELLIDO2
TIPO_VIA
DIRECCION
CP
POBLACION
TELEFONO
FECHA_NAC
SEXO

Para mandar una carta a cada cliente podemos empezar desde Access o desde Word, como el procedimiento varía, aunque no el resultado, vamos a ver las dos formas de hacerlo.

EMPEZAR EN ACCESS

Con la base de datos CONTACTOS.accdb abierta, selecciona la tabla que deseas vincular con Word, no es necesario abrirla. Selecciona la opción Datos Externos, Exportar, Más, Combinar con Microsoft Office Word; también se puede acceder con el menú contextual de la tabla Exportar y después Combinar con Microsoft Office Word.

Access y word I

A continuación se abrirá un asistente con dos opciones, elegiremos una opción o la otra dependiendo de si la carta está creada o no. En este caso la segunda opción, Crear un documento nuevo y vincular los datos al mismo y después Aceptar. La opción Vincular los datos a un documento Microsoft Word existente se utiliza únicamente si el texto de la carta ya está escrito. Al activar esta opción se abre el cuadro de diálogo Seleccione un documento de Microsoft Word, hay que buscar el documento y abrirlo.

Access y word II

Justo en este momento, independientemente de la opción usada, se crea el vínculo entre los dos programas. Al haber activado Crear un documento nuevo y vincular los datos al mismo de forma automática se abre Word; es posible que a la derecha de esta ventana aparezca un asistente con 6 pasos que nos guiará en este proceso, recomiendo cerrarlo, el proceso es más simple si se prescinde de su “ayuda”.

Comprueba que en la cinta de Word ya está activado el menú Correspondencia con todas sus opciones, no lo pierdas de vista ya que lo utilizaremos para crear esta carta. Comenzamos a escribir la carta y cuando estemos en el lugar donde deben aparecer los datos personalizados vamos a Combinar Correspondencia y hacemos clic en el icono Insertar campo combinado.

Se abrirá un cuadro con los campos que introdujimos en la tabla de Access y los iremos seleccionando y colocando, teniendo especial cuidado en dejar espacios entre ellos. Llegado este punto se recomienda grabar la carta, lo haremos con el nombre Carta a clientes.docx.

Atención a un detalle: los campos aparecen dentro de los símbolos <> y son tratados en Word como texto normal, por tanto se les puede aplicar cualquier formato. En el texto de la carta se pueden también incluir campos de combinación, de esta forma la carta queda aún más personalizada.

Access y word IIIPara continuar desde aquí puedes ir al post Combinar correspondencia entre Excel y Word II, los pasos son idénticos.

EMPEZAR EN WORD

El proceso de combinar Access con Word para generar cartas también puede hacerse a la inversa. Se trata de crear un documento de texto que después se asocia a unos datos que tenemos en Access. Con lo que hemos visto hasta aquí es muy fácil, en definitiva es volver a usar las mismas opciones.

Escribe el texto de la carta en Word como si fuera un documento normal y guárdalo. Desde el menú Correspondencia activa Seleccionar destinatarios y a continuación Usar lista existente, selecciona en la unidad y carpeta correspondientes la base de datos de Access y el elemento que se desea asociar a la carta, se puede elegir una tabla o una consulta. Inserta los campos con la opción Insertar campo combinado, recuerda dejar espacios entre ellos y a partir de aquí todo vuelve a ser igual.

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15 respuestas a Combinar correspondencia entre Access y Word I

  1. Pingback: Combinar correspondencia entre Access y Word II: seleccionar destinatarios | cien por cien Office

  2. Pingback: Combinar correspondencia entre Access y Word: combinar con una consulta | cien por cien Office

  3. Pingback: Combinar correspondencia entre Access y Word para crear etiquetas | cien por cien Office

  4. Carlo dijo:

    Quisiera saber como puedo cobinar 2 cartas en una sola hoja, tengo 100 contactos y quiero hacer 2 cartas en una hoja, para luego cortar la hoja en la mitad… como lo hago??

    • cienporcienoffice dijo:

      Hola Carlo. Revisa el post Combinar correspondencia entre Access y Word para crear etiquetas, debes configurar el documento de Word con dos etiquetas de 21 cm de ancho por 14,7 de alto, número horizontal 1 y vertical 2. De esta forma tienes una hoja con dos partes y lo que hagas en la primera parte se repetirá tantas veces como destinatarios tengas.
      Un saludo

  5. Jorge dijo:

    Me gustaria saber que pasa si en una tabla tengo nombre empresas y en otra tengo nombre empleados, deseo poner una referencia a la empresa y otra a empleados, como puedo poner datos de mas de 1 tabla?

    • cienporcienoffice dijo:

      Hola Jorge, no es posible combinar correspondencia con mas de una tabla a la vez. Tendrás que hacer la combinación de correspondencia dos veces: una carta para cada tabla (la carta puede ser la misma), o unir las tablas primero en Access con una relación o a traves de una consulta.
      Un saludo

      • FRANCISCO SUTIL GARCÍA dijo:

        tengo guardados varios escritos que quisiera con tgodos uno solo, sin que se repita el texto ya escrito,QUE DEBO HACER¿?

  6. antonio carrreon dijo:

    como puedo agregar la foto que tengo en la tabla a la carrespondencia, intente hacerlo pero slo me aparece un numero.

    • cienporcienoffice dijo:

      Hola Antonio, dependerá del tipo de campo que contiene la foto (campo ole, hipervinculo o texto). Saludos

  7. Abraham dijo:

    Hola: Cómo puedo combinar una carta en Word con Excel o Access pero que al enviarse a los destinatarios se envíe en PDF ??

    • cienporcienoffice dijo:

      Hola Abraham, en la opción Finalizar y combinar tienes que seleccionar Enviar mensajes de correo electrónico y formato de correo como Datos adjuntos
      Puedes consultar este post Combinar correspondencia entre Excel y Word II.
      Saludos

  8. Andres dijo:

    ya tengo la combinación de correspondencia entre Access y Word, solo que tengo un pequeñísimo problema, uno de los campos que jalo de la tabla de Access a words es un cuadro combinado en donde se guardas mas de un valor, el problema es que al mostrar la información en el campo que le asigne en Word, solo me aparecen las dos primeras letras y toda la demás información no aparece en Word, como soluciono este problema????

  9. Raul Jose dijo:

    ESTOY HACIENDO RECIBOS DE PAGOS Y ES DE MEDIA HOJA… QUIERO SABER SI ES POSIBLE IMPRIMIR DOS EN CADA HOJA PERO CON DATOS DIFERENTES… YA INTENTE POR DOS PERO ME SALEN CON LOS MISMOS DATOS.

    • cienporcienoffice dijo:

      Hola Raúl José. Revisa el post Combinar correspondencia entre Access y Word para crear etiquetas, debes configurar el documento de Word con dos etiquetas de 21 cm de ancho por 14,85 de alto, número horizontal 1 y vertical 2. De esta forma tienes una hoja con dos partes y lo que hagas en la primera parte se repetirá tantas veces como destinatarios tengas.
      Un saludo

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