Combinar correspondencia entre Access y Word II: seleccionar destinatarios

Para entender bien este post es conveniente revisar primero
Combinar correspondencia entre Access y Word I

Al combinar correspondencia entre Access y Word, el vínculo se establece con todos los registros de la tabla. Las opciones Todos, Registro actual o Desde: Hasta:, permiten seleccionar registros atendiendo únicamente a criterios de orden, independientemente del contenido. En este artículo vamos a ver la opción Editar lista de destinatarios, que permite seleccionar como destinatarios de la carta los registros que cumplen unos determinados criterios. Por ejemplo,  enviar la carta sólo a los clientes de Barcelona, a los de Logroño o a ambos.

Retomamos el mismo ejemplo del post Combinar correspondencia entre Access y Word I, así que abrimos la carta de Word Carta a clientes.docx y activamos la opción Editar lista de destinatarios.

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Se abrirá el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia. al desplazarnos hacia arriba o abajo se ven todos los registros de la tabla de Access, a su izquierda el origen de datos y como cabecera los nombres de los campos de la tabla. Estos detalles nos muestran el vínculo entre los dos programas.

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Si los destinatarios de la carta no tuviesen nada en común se pueden seleccionar con la casilla de verificación que los acompaña, hacemos clic a la izquierda del campo NOMBRE para desactivarlos todos y a continuación se seleccionan los que se quieren incluir en la combinación.

Cuando los destinatarios de la carta tengan algo en común, por ejemplo los clientes de Barcelona, es mucho más rápido seleccionarlos con la opción Filtrar que se encuentra en el cuadro anterior. Esta opción le abrirá el cuadro Filtrar y ordenar.

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Vamos a detenernos un poco en el cuadro Filtrar y ordenar. La opción Campo: nos permite seleccionar el campo por el que vamos a filtrar, Comparación: nos muestra varios tipos de comparaciones y en Comparar con: escribimos la cadena de caracteres que usamos para filtrar. Tras la primera condición aparecen los operadores Y/O (aparecen con un clic en la lista desplegable). Estos operadores permiten poner más de una condición:
 Y, se usa para que todas las condiciones se cumplan simultáneamente.
 O, de todas las condiciones se debe cumplir al menos una.
Así pues para seleccionar a los clientes de Logroño y Barcelona deberíamos poner lo siguiente:

             POBLACION            es igual a               Logroño

O          POBLACION            es igual a               Barcelona

Después de poner los filtros pulsamos Aceptar y la lista de destinatarios se reduce y muestra únicamente los que cumplen las criterios especificados. Pulsamos de nuevo Aceptar y a partir de aquí ya podemos Finalizar y Combinar, tenderemos ahora tantas cartas como destinatarios hemos seleccionado previamente.

Las posibilidades de filtro que ofrece Word nos permiten seleccionar registros de un modo fácil y rápido. Claro que los filtros que podemos hacer con Word son demasiado sencillos y es probable que en muchos casos no resuelvan selecciones más complejas, sobre todo cuando se trabaja con campos numéricos o campos fecha/hora.

Desde luego que el programa idóneo para filtrar y consultar registros es Access con su herramienta de consultas…… En el siguiente post veremos como combinar Word con una consulta de Access.

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