Combinar correspondencia entre Access y Word: combinar con una consulta

Para combinar Access con Word a través de una consulta hay que seguir exactamente los mismos pasos que al hacerlo con una tabla. Claro que entonces todos los filtros y selecciones de registros se hacen en Access para aprovechar su potencial.

Si combinamos con una consulta los destinatarios de las cartas serán los registros que cumplan los criterios de la consulta de Access. De manera que cada vez que cambiemos el diseño de la consulta, es decir los criterios, variarán los registros y en consecuencia cambiarán los destinatarios de las cartas. Si en la consulta no ponemos ningún criterio estaremos seleccionando todos los registros de la tabla. Y además si la tabla objeto de la consulta también cambia, el cambio “rebota” en la consulta y éste lo hace en Word.

El siguiente gráfico muestra el comportamiento de los dos programas:

consulta

Lo dicho, los pasos a seguir son los que ya hemos visto: desde la ventana de Access y con la base de datos CONTACTOS.accdb abierta, selecciona la consulta que deseas vincular con Word, no es necesario abrirla. Selecciona la opción Datos externos…

Cambiar los destinatarios de la carta

Las cartas que se crean en Word, en principio, están asociadas a una base de datos concreta, ya sea a una tabla o a una consulta. Lo cierto es que esa carta se puede utilizar para enviar a otros destinatarios. Para eso hay que cambiar el vínculo y asociar la carta a otra tabla o consulta ya sea de la misma base de datos o de otra. Claro que la nueva tabla o consulta deberá tener al menos los mismos nombres de campos para combinar con Word, de lo contrario hay que volver a colocarlos. Es muy sencillo…

Lo primero que haremos es abrir la carta. Respecto a la pregunta que nos hace Word  contestar ahora SÍ o NO es indiferente ya que vamos a cambiar los datos de la base de datos.  Con la carta ya abierta activamos la opción Correspondencia del menú principal y a continuación Seleccionar destinatarios, clic en Usar lista existente y se abrirá el cuadro Seleccionar archivos de origen de datos. Buscamos la base de datos con la que desea asociar la carta y la abrimos, seleccionamos la tabla o consulta y al pulsar ahora sobre Insertar campo combinado, los campos que aparecen son los del nuevo elemento de Access. Si los nombres de los campos coinciden la carta estaría lista para combinarla; de lo contrario sustituimos los campos combinados por los nuevos. A partir de aquí el procedimiento es igual a lo que ya hemos visto.

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