Subtotales

La herramienta Subtotales permite agrupar los datos de una lista y operar con ellos. No se genera ninguna tabla o información adicional a la propia lista de datos; simplemente se insertan filas con información a modo de resumen. Subtotales está en la ficha Datos, dentro del grupo de opciones Esquema.

Subtotal 1

Vamos a ver el uso de esta herramienta con un ejemplo. Tenemos una lista con los datos del personal de una compañía: nombre, apellidos, departamento, categoría, salario y antigüedad. Necesitamos calcular el gasto total y el salario medio por departamento.

Subtotal 2

Lo primero que tenemos que hacer es ordenar los datos según el criterio por el que queremos agrupar, en este caso vamos a hacerlo por Departamento. Nos colocamos dentro del rango objeto del análisis y vamos a Datos, Ordenar y especificamos Departamento.

Subtotal 3Ahora vamos a Datos, Esquema, Subtotal y rellenamos el cuadro de diálogo Subtotales según muestra esta imagen

Subtotal 4

  • Para cada cambio en: Seleccionamos el campo por el que deseamos agrupar los datos.
  • Usar función: Especificamos la operación de resumen que queremos.
  • Agregar subtotal a: Activamos la casilla correspondiente a la columna que tiene los valores con los que vamos a hacer el cálculo.

Pulsamos Aceptar y comprobamos que la lista está “interrumpida” por filas en negrita que muestran la información que hemos pedido: salario total por departamentos. Además, arriba a la izquierda aparecen tres niveles para mostrar los datos con más o menos detalle.

Subtotal 5

El punto 1 muestra el total general.

El punto 2 muestra el total por Departamento.

El punto 3 muestra toda la información detallada.

Ya tenemos el primer resultado, ahora vamos a por el salario medio por departamento. Volvemos a la opción Datos, Esquema, Subtotal y especificamos la función Promedio para cada cambio en Departamento. Atención a la opción Reemplazar subtotales actuales que deberá estar desactivada para poder tener los dos resultados a la vez.

Con el segundo subtotal la lista de datos se ve con dos filas de resumen debajo de cada departamento y además hay cuatro niveles para visualizar los datos.

Podríamos continuar añadiendo mas subtotales siempre que atiendan al mismo criterio de agrupación; de lo contrario hay que quitar los subtotales actuales, ordenar los datos según el nuevo criterio y empezar de nuevo.

Para borrar los subtotales actuales y dejar la lista de datos como estaba hay que volver a Datos, Esquema, Subtotal y hacer clic en el botón Quitar todos.

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2 respuestas a Subtotales

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