Combinar correspondencia entre Access y Word para crear etiquetas

Habitualmente cuando se combinan Access y Word es para generar cartas; otra posibilidad que ofrece la combinación de correspondencia son las etiquetas, es la opción ideal cuando se utilizan sobres ciegos.

En este caso el documento de Word es especial, se trata de una tabla cuyas celdas son las propias etiquetas, y es en esa tabla donde vamos a colocar los campos de combinación. 

Lo primero que debemos averiguar es la marca y el modelo de las etiquetas con las que se va a trabajar, esta información aparece en la caja de las etiquetas y los modelos más habituales son Apli, Avery o A-One. Si no dispone de esa información hay que indicar una serie de parámetros de forma individual y cuanto más precisa sea la información mejor será el resultado.

En Word Correspondencia, Iniciar combinación de correspondencia, Etiquetas.

etiquetas 2

Se abrirá el cuadro de diálogo Opciones para etiquetas, en este cuadro vamos a especificar toda la información sobre las etiquetas que vamos a utilizar y la impresora donde las vamos a imprimir. 

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  • Información de impresora. Active la casilla que se corresponda con su impresora.
  • Información de etiquetas. Haga clic en la lista desplegable de las marcas de etiquetas. Aparecerán diferentes marcas comerciales, seleccione la suya. Respecto al número de producto, busque el que aparece en la caja. Compruebe que a la derecha aparece la información de las etiquetas: tipo, alto, ancho y tamaño de la página donde vienen pegadas las etiquetas. 
  • Si la etiqueta con la que va trabajar no se encuentra dentro de la lista de marcas de etiquetas, tendrá que crearla de forma manual. Haga clic sobre el botón Nueva etiqueta… y entrará en el cuadro Detalles. Especifique en primer lugar el tamaño de la página donde están pegadas las etiquetas, y a continuación el nombre que desea darle a la etiqueta que está creando, por ejemplo Personalizada. Las demás opciones son:
      • Margen superior, es la distancia que hay desde el borde superior de la hoja hasta la primera etiqueta.
      • Margen lateral, es la distancia que hay desde el borde izquierdo de la hoja hasta la primera etiqueta.
      • Alto de etiqueta
      • Ancho de etiqueta
      • Extremo vertical, es la distancia que hay desde el borde superior de una etiqueta hasta el borde superior de la siguiente. Si las etiquetas no tienen separación entre ellas esta medida coincide con el alto de la etiqueta.
      • Extremo horizontal, es la distancia que hay desde el borde izquierdo de una etiqueta hasta el borde izquierdo de la siguiente. Si las etiquetas no tienen separación entre ellas esta medida coincide con el ancho de la etiqueta.
      • Número horizontal, es el número de columnas de etiquetas que hay pegadas sobre la hoja.
      • Número vertical, es el número de filas de etiquetas que hay pegadas sobre la hoja.

En este cuadro se ha creado una etiqueta 4 cm. de alto por 10 cm. de ancho. Con unos márgenes superior y lateral de 0,5 cm. Las etiquetas no tienen espacio entre ellas, están todas seguidas y hay 5 filas y 2 columnas de etiquetas. El papel donde están pegadas es un A4 y el nombre es Personalizada.

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Pues bien, una vez seleccionada la etiqueta, ya sea de las opciones que nos ofrece Word o diseñada por nosotros, tendremos un documento cuyo contenido es una tabla, en la cinta de opciones aparece Herramientas de tabla. Antes de insertar los campos de combinación en las etiquetas vamos a hacer dos cosas relativas a la presentación de la tabla: trabajaremos mejor si la cuadrícula de la tabla está visible y los datos de los destinatarios se acomodarán mejor en la etiqueta si activamos la alineación de centro izquierda para todas las celdas de la tabla.

etiquetas 4 Hemos diseñado el documento de Word, ahora vamos a repetir el proceso de vincular con Access: Correspondencia, Seleccionar destinatarios y Usar lista existente. Buscamos en la unidad y carpeta correspondientes la base de datos de Access y el elemento que deseamos asociar a las etiquetas, puedes elegir una tabla o una consulta.

Es justo ahora cuando se produce el vínculo entre los dos programas, la cinta correspondiente al menú Correspondencia está lista para poder usarla y en las etiquetas aparece el campo <<próximo registro>>, no lo borres.

Nos colocamos en la primera etiqueta y vamos insertando los campos con la opción Insertar campo combinado, vamos dejando espacios entre ellos y pulsando Intro para acomodar los datos en varias líneas, se pueden utilizar distintos tipos, tamaños y formatos para los campos.

Cuando la primera etiqueta esté terminada hacemos clic sobre la opción Actualizar etiquetas y el resto de las etiquetas se rellenan de forma automática con los campos.

etiquetas 5Para modificar el aspecto de las etiquetas los cambios solo se hacen la primera etiqueta y luego hay que pulsar de nuevo la opción Actualizar etiquetas.

Con esto habríamos terminado de diseñar el documento de Word, lo que nos queda es únicamente la combinación. Los pasos son exactamente igual que en el caso de las cartas, dentro del menú Correspondencia la opción Finalizar y combinar. Tras la combinación tendremos ahora dos documentos de Word, la plantilla de las etiquetas y el resultado de la combinación llamado Etiquetas1, es recomendable guardar el archivo de la plantilla.

También es posible seleccionar los destinatarios, cambiar el origen de los datos, combinar con una consulta… En definitiva, la combinación de las etiquetas tiene el mismo comportamiento que las cartas, tan sólo varía el documento de Word. Además, al volver a abrir el documento hay activar el vínculo entre los dos programas contestando SÍ al cuadro que aparece.

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