Analizar datos de Access en Excel: copiar datos

De todas las herramientas que componen Office es entre Access y Excel dónde los vínculos cobran mayor importancia. Es muy frecuente trabajar con datos de Access en un libro de Excel para aprovechar las características de análisis de datos y creación de gráficos, la flexibilidad en la presentación de los datos o las funciones que no están disponibles en Access.

La opción Copiar de Access permite llevar datos hasta Excel de una forma rápida y muy sencilla para analizarlos desde otro punto de vista. Es la opción ideal para hacer análisis puntuales, ya que no se crea ningún vínculo entre los dos programas, la única forma de actualizar los datos es volver a copiarlos en Access y pegarlos en Excel.

Supongamos un archivo de Access llamado empresa.accdb con la tabla Plantilla con nueve campos y diez registros.

Access y Excel I

Abrimos la base de datos empresa.accdb y seleccionamos la tabla plantilla, como vamos a copiar todos los registros de la tabla no es necesario abrirla, para copiar sólo unos cuantos registros abre la tabla y selecciónalos. En el menú Inicio, en el grupo Portapapeles, haz clic en Copiar o con el botón derecho sobre el nombre de la tabla y Copiar.

Access y Excel II

Abrimos la hoja de cálculo en la que vamos a pegar los datos y activamos A1 (o la celda a partir de la cual queremos los datos), en el menú  Inicio, en el grupo Portapapeles, haz clic en Pegar. En Excel tendrás ahora una lista de datos con la siguiente estructura: tantas columnas como campos en la tabla y tantas filas como registros más la primera que es la cabecera y contiene los nombres de los campos, casi seguro que tendrás que ajustar el formato de las filas y columnas.

Es importante repetir que los datos de este libro no tienen ningún vínculo con Access, si los datos de la tabla plantilla cambian, los cambios no se reflejarán en el libro de Excel, de ahí que esta sea la opción ideal para hacer análisis puntuales.  El libro de Excel se puede tratar de forma completamente normal, puede utilizarse para hacer tablas dinámicas, gráficos dinámicos, subtotales o incluso combinarlo con Word para generar documentos personalizados (combinar correspondencia). 

Hay mas posibilidades para analizar datos de Access en Excel y las trataré en próximas entradas, son obtener datos externos y abrir en Excel datos de Access

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Una respuesta a Analizar datos de Access en Excel: copiar datos

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