Analizar datos de Access en Excel: obtener datos externos

Esta opción establece un vínculo permanente entre Access y Excel para analizar periódicamente datos sin tener que copiarlos repetidamente, se pueden analizar tablas y consultas. Los datos que se tratan con esta opción se presentan en la hoja de cálculo en forma de lista de datos, tabla dinámica o gráfico dinámico.

Vamos a usar el mismo ejemplo de la entrada Analizar datos de Access en Excel: copiar datos, un archivo de Access llamado empresa.accdb con la tabla Plantilla.

Access y Excel I

Abrimos Excel y en un archivo en blanco hacemos clic sobre la opción Datos, grupo de opciones Obtener datos externos y Desde Access.

Access y Excel III

En el cuadro Seleccionar archivos de origen de datos buscaremos la base de datos EMPRESA.accdb y la abrimos. Si la base de datos tiene varias tablas y consultas hay que seleccionar el elemento que se desea vincular con Excel en el cuadro Seleccionar tabla. En la columna Tipo aparece VIEW o TABLE según sea consulta o tabla. Siguiendo con el ejemplo seleccionaremos la tabla PLANTILLA y Aceptar.

Access y Excel IV

En el cuadro Importar datos podemos elegir la forma en la que queremos ver los datos en Excel: Tabla, Informe de tabla dinámica o Informe de gráfico y tabla dinámicos y la ubicación.

Access y Excel V

Tabla
Esta opción hace un volcado de los datos de Access y crea una tabla que se puede analizar con las herramientas de Excel del menú Datos, aunque hay algunas limitaciones; por ejemplo, no es posible usar la herramienta de Subtotales con datos externos.

Informe de tabla dinámica
La opción Informe de tabla dinámica permite crear una tabla dinámica directamente sobre los datos de la tabla o consulta de Access, sin necesidad de un volcado previo en Excel.

Para hacer otra tabla dinámica en este mismo libro, basada en la misma fuente de datos, se puede repetir el proceso desde el principio o usar la conexión que se ha establecido entre los dos archivos. En el menú Datos, Obtener datos externos activamos la opción Conexiones existentes y especificamos Mostrar conexiones en este libro

Access y Excel VI

 Al abrir la conexión empresa tenemos de nuevo la posibilidad de conectar a la base de datos para hacer una lista de datos, una tabla dinámica o un gráfico dinámico.

Informe de gráfico y tabla dinámicos
Esta opción permite ir creando a la vez una tabla dinámica con su gráfico y para hacer otro gráfico dinámico con su tabla abrimos la conexión y seleccionamos la base de datos.

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2 respuestas a Analizar datos de Access en Excel: obtener datos externos

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