Importar datos de Excel a Access

Antes de importar datos de Excel a Access debes saber que:

  • Las columnas de Excel serán los campos de la tabla en Access y las filas serán los registros.
  • Es importante que los rótulos de la cabecera en Excel cumplan los requisitos obligatorios para convertirse en nombres de campos adecuados en Access. No deben tener puntos, signos de exclamación, espacios a la izquierda y tampoco pueden tener caracteres no imprimibles, si los tuviesen Access los eliminará en el proceso de importación de datos.
  • Los datos que se importan se convierten en una tabla de Access, esa tabla deberá estar dentro de una base de datos, que puede existir o no. Si la base de datos existe la abrimos; en caso contrario, abre Access y haz clic sobre Base de datos en blanco, dale un nombre y una ubicación y pulsa Crear. Seguramente se abrirá la ventana de la base de datos preparada para crear la primear tabla, puedes cerrarla ya que no vamos a crearla sino a importarla desde Excel.

Trabajaremos con un libro de Excel llamado Clientes.xlsx que tiene once columnas y ocho filas;  la tabla resultante en Access tendrá once campos y siete registros:

Importar I

En Access, en el menú Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haz clic sobre el icono de Excel, se iniciará el asistente que irá pidiendo información para la importación de datos.

Importar II

En primer lugar debes especificar el origen de los datos y seleccionar Importar,

Importar III

 

El asistente se compone de cinco cuadros:

– El primer cuadro advierte de que el archivo de Excel tiene más de una hoja y pregunta qué hoja o rango se va a exportar.

Importar IV

– El segundo cuadro pregunta si la primera fila contiene encabezados de columna.

Importar V

– En el tercer cuadro puedes especificar información sobre cada campo: nombre, tipo de datos, campo clave y puedes excluir algún campo de la exportación.

Importar VI

– El cuarto cuadro ofrece la posibilidad de elegir qué campo es clave, puedes elegir entre los campos que estás importando o dejar que sea el propio Access quien cree uno, en ese caso se creará un campo llamado Id y de tipo autonumérico.

Importar VII

– El quinto cuadro informa de que esta es toda la información que el asistente necesita para importar los datos, además nos permite escribir el nombre para la tabla y la opción de guardar los pasos de la importación.

Importar VIII

Acabamos de pasar la información de un libro de Excel a una tabla de Access, puedes usar esta tabla para ordenar y filtrar los registros, para hacer consultas, informes, formularios…

Importar IX

 

Importar X

Entre el archivo inicial de Excel y la tabla resultante en Access no hay ningún vínculo.

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