Tabla con dos variables

Una tabla de dos variables permite averiguar tantos resultados de una situación concreta como datos contempla la propia tabla. Para ilustrar el uso de una tabla de estas características vamos a ver un ejemplo.

Queremos averiguar la cantidad que pagaremos a un banco por un préstamo de 20.000 € en función del interés y del tiempo. Vamos a ver distintas posibilidades considerando distintos tipos de interés y periodos de amortización. Lo primero que haremos es contemplar un caso y resolverlo, para eso vamos a utilizar la función PAGO según muestra este ejemplo:

Tabla 2 variables I

Ahora disponemos en fila y columna los datos que van a variar (el interés y el tiempo), podemos especificar tantos como queramos y así la tabla tendrá más o menos resultados

Tabla 2 variables II

Es muy importante que en la celda superior izquierda de la tabla (A7) se haga referencia a la celda que contiene la fórmula, en este caso B4, por eso aparece el valor 361,60 €.

Ahora seleccionamos el rango de la tabla A7:G13, vamos a la ficha Datos, Análisis Y si y Tabla de datos. Rellenamos el cuadro de diálogo teniendo en cuenta los datos iniciales y la disposición de estos en la tabla; como el tipo de interés está colocado en fila, en la opción Celda de entrada (fila) hacemos referencia a este dato, pero al que está en el caso inicial ya resuelto y para la opción Celda de entrada (columna) hacemos lo mismo pero referido al tiempo.

Tabla 2 variables III

Al pulsar Aceptar este es el resultado:

Tabla 2 variables IVDe esta forma sabemos la cantidad a pagar por un préstamo de 20.000 € con un interés entre 2,5% y 3,75% con variaciones de 0,25% y un periodo de amortización entre 5 y 10 años.

 

Anuncios
Publicado en Excel | Etiquetado , | Deja un comentario

Importar datos de Excel a Access

Antes de importar datos de Excel a Access debes saber que:

  • Las columnas de Excel serán los campos de la tabla en Access y las filas serán los registros.
  • Es importante que los rótulos de la cabecera en Excel cumplan los requisitos obligatorios para convertirse en nombres de campos adecuados en Access. No deben tener puntos, signos de exclamación, espacios a la izquierda y tampoco pueden tener caracteres no imprimibles, si los tuviesen Access los eliminará en el proceso de importación de datos.
  • Los datos que se importan se convierten en una tabla de Access, esa tabla deberá estar dentro de una base de datos, que puede existir o no. Si la base de datos existe la abrimos; en caso contrario, abre Access y haz clic sobre Base de datos en blanco, dale un nombre y una ubicación y pulsa Crear. Seguramente se abrirá la ventana de la base de datos preparada para crear la primear tabla, puedes cerrarla ya que no vamos a crearla sino a importarla desde Excel.

Trabajaremos con un libro de Excel llamado Clientes.xlsx que tiene once columnas y ocho filas;  la tabla resultante en Access tendrá once campos y siete registros:

Importar I

En Access, en el menú Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haz clic sobre el icono de Excel, se iniciará el asistente que irá pidiendo información para la importación de datos.

Importar II

En primer lugar debes especificar el origen de los datos y seleccionar Importar,

Importar III

 

El asistente se compone de cinco cuadros:

– El primer cuadro advierte de que el archivo de Excel tiene más de una hoja y pregunta qué hoja o rango se va a exportar.

Importar IV

– El segundo cuadro pregunta si la primera fila contiene encabezados de columna.

Importar V

– En el tercer cuadro puedes especificar información sobre cada campo: nombre, tipo de datos, campo clave y puedes excluir algún campo de la exportación.

Importar VI

– El cuarto cuadro ofrece la posibilidad de elegir qué campo es clave, puedes elegir entre los campos que estás importando o dejar que sea el propio Access quien cree uno, en ese caso se creará un campo llamado Id y de tipo autonumérico.

Importar VII

– El quinto cuadro informa de que esta es toda la información que el asistente necesita para importar los datos, además nos permite escribir el nombre para la tabla y la opción de guardar los pasos de la importación.

Importar VIII

Acabamos de pasar la información de un libro de Excel a una tabla de Access, puedes usar esta tabla para ordenar y filtrar los registros, para hacer consultas, informes, formularios…

Importar IX

 

Importar X

Entre el archivo inicial de Excel y la tabla resultante en Access no hay ningún vínculo.

Publicado en Access, Excel, Vínculos entre aplicaciones | Etiquetado , , , , | Deja un comentario

Filas y celdas vacías en una lista de datos

… viene de Filas en blanco en una lista de datos

Puede ocurrir que las celdas vacías no completen la fila y tengamos registros incompletos como las filas 6, 9, 11 y 18 del siguiente ejemplo:

Eliminar vacias VIILo que haremos es seleccionar antes la o las columnas que marcan el criterio para no borrar los datos. En el ejemplo anterior seleccionamos las columnas A y B, y lo que hará Excel es seleccionar solo las filas que tengan el Nombre y el Apellido1 vacíos.

Eliminar vacias VIII

Después en la ficha Inicio, Buscar y Seleccionar, Ir a Especial, Celdas en blanco Aceptar

Eliminar vacias II

Eliminar vacias III

 

 

 

 

 

 

 

Excel sólo ha seleccionado las filas que tienen el Nombre y el Apellido1 vacíos y deja fuera de la selección las filas 6, 9, 11 y 18.

Eliminar vacias IX

Ahora eliminamos las filas con la opción Eliminar celdas y después Toda la fila Desplazar las celdas hacia arriba

Eliminar vacias V

 

 

 

El resultado es este: las filas incompletas no se han eliminado

Eliminar vacias X

Publicado en Excel | Etiquetado , , , , | 1 Comentario

Filas en blanco en una lista de datos

Cuando se trabaja con una lista de datos en Excel es conveniente que no tenga “huecos”, es decir filas en blanco.

Para eliminar las filas vacías primero hay que seleccionarlas, pero si la lista de datos es muy larga el proceso puede ser muy pesado, a menos que le pidamos a Excel que las seleccione de forma automática, para eso hay que utilizar el comando Ir a especial.

En esta lista de Excel hay varias filas vacías,

Eliminar vacias I

para borrarlas hacemos lo siguiente:
Nos colocamos dentro del rango de la tabla, por ejemplo en B2
En la ficha Inicio, Buscar y Seleccionar, Ir a Especial

Eliminar vacias II

 

 

 

 

 

En el cuadro de diálogo seleccionamos la opción Celdas en blanco Aceptar

Eliminar vacias III

 

 

 

 

 

 

Eliminar vacias IVPodemos eliminar las filas con la opción Eliminar celdas (o pulsando las teclas CTRL -) y después Toda la fila Desplazar las celdas hacia arriba

Eliminar vacias V
El resultado es este:

Eliminar vacias VI

continúa en Filas y celdas vacías en una lista de datos

 

Publicado en Excel | Etiquetado , , , , | 2 comentarios

WordArt en Word 2003 y 2007-2010

Una de las herramientas de Word que mas ha cambiado a lo largo de sus versiones es WordArt.

La galería de WordArt y las herramientas de edición en las versiones 2007 y 2010 nada tienen que ver con el aspecto que presentaban en la versión anterior del programa.

Personalmente me gustaba mas la herramienta en la versión de Word 2003; creo que las posibilidades para editar el objeto eran más completas y los efectos de Sombra y 3D daban mejores resultados.

Esta es la galería y las herramientas de WordArt en las versiones 2007-2010

WordArt I

WordArt II

 

Hay una posibilidad de “traer” las herramientas de WordArt de la versión de Word 2003 hasta las versiones 2007-2010 y poder trabajar con ellas; se trata de guardar el archivo con el formato Word 97-2003 (*.doc). 

Una vez guardado el archivo en ese formato, al insertar un elemento de WordArt la galería y sus herramientas de edición se transforman en estas:

WordArt III

WordArt IV

 

Publicado en Word | Etiquetado | 3 comentarios

Buscar objetivo

Entre las herramientas de análisis de datos de Excel 2010, se encuentra Buscar objetivo que permite encontrar el valor exacto de una celda para alcanzar un objetivo.

Supongamos lo siguiente:
Las ventas de una compañía en el año 2013 fueron 123.456 €, se desea averiguar el % de incremento para que las ventas en 2014 sean 267.000 €, esto se resuelve fácilmente con la herramienta Buscar objetivo.

objetivo I

Antes de nada hay que asegurarse que en una de las celdas haya una fórmula que haga referencia a las otras celdas, en este caso en B3 introducimos =B1*B2, que dará cero como resultado hasta que averigüemos el % exacto.

objetivo II

Ahora vamos a la ficha Datos, Análisis Y si y entramos por Buscar objetivo.

objetivo III

Aparecerá el cuadro de diálogo correspondiente que definiremos como muestra la imagen:

objetivo IV

  • Definir la celda. Es la celda que contiene la fórmula
  • Con el valor. Este es el valor que deseamos como resultado de la fórmula.
  • Para cambiar la celda. La celda que será modificada hasta tener el resultado deseado.

Pulsamos Aceptar y Excel mostrará el valor exacto para alcanzar el objetivo de las ventas en 2014

objetivo V

Así las ventas tienen que aumentar un 216% en 2014 para alcanzar 267.000 €

 

Publicado en Excel | Etiquetado , , | Deja un comentario

Abrir en Excel datos de Access

Otra forma muy rápida para Excel de obtener datos de Access es abrirlos directamente. Si el archivo de Access que se abre en Excel tiene varios objetos, podemos seleccionar cuál de ellos abrir; además la conexión que se establece entre los dos programas es igual a la explicada en la entrada Analizar datos de Access en Excel: obtener datos externos

Vamos a usar como ejemplo un archivo de Access llamado empresa.accdb con varios objetos, y el que vamos a abrir en Excel es la tabla Plantilla.

Antes de empezar asegúrate que Access esté cerrado.

Iniciamos Excel con intención de abrir un archivo, en el cuadro Abrir especificamos tipo de archivo  base de datos de Access, buscamos el archivo empresa.accdb y pulsamos Abrir.

Access y Excel VII

A continuación aparece el cuadro Seleccionar tabla y seleccionamos la tabla Plantilla

Access y Excel IV

En principio esta forma de “llevar” información de Access a Excel lo hace sólo en forma de tabla y parece que no hay opción para tabla dinámica ni gráfico dinámico; sin embargo si volvemos a activar la conexión que se ha establecido entre los dos programas podremos decidir la forma en la que queremos ver o analizar los datos de la tabla de Access.

En una hoja nueva del mismo libro vamos a DatosObtener datos externos. Activamos la opción Conexiones existentes y especificamos Mostrar conexiones en este libro

Access y Excel VIAl abrir la conexión Empresa tenemos de nuevo la posibilidad de conectar a la base de datos para hacer una lista de datos, una tabla dinámica o un gráfico dinámico.

Access y Excel V

 

Publicado en Access, Excel, Vínculos entre aplicaciones | Etiquetado , , , | 1 Comentario

Excel 2010, de todo y para todos

Acabo de terminar una formación de Excel 2010 para una empresa. Durante dos semanas he impartido varios cursos con diferentes niveles de dificultad, desde el básico hasta el avanzado, y he comprobado, una vez más, que Excel tiene de todo y para todos.

Empezamos con las operaciones más elementales y hemos terminado con las consultas externas de Microsoft Query, pasando por las listas de datos, las referencias mixtas y absolutas, los subtotales, consolidar, los gráficos y los minigráficos, los filtros, las tablas dinámicas y la segmentación de datos, los formatos avanzados, etc.

Hemos hecho un recorrido completo por el programa y para mí ha sido muy gratificante comprobar cómo los usuarios (mis alumnos) han visto las posibilidades que tiene Excel y como adaptarlas a su trabajo diario. Tanto para los que usan el programa para hacer simples sumas como para los que hacen análisis más complejos.

Por cierto, la empresa es Cerámicas GALA y está en Burgos.

Ha sido un placer poder ayudaros, gracias a todos por vuestra atención.

Publicado en Excel | Deja un comentario

Analizar datos de Access en Excel: obtener datos externos

Esta opción establece un vínculo permanente entre Access y Excel para analizar periódicamente datos sin tener que copiarlos repetidamente, se pueden analizar tablas y consultas. Los datos que se tratan con esta opción se presentan en la hoja de cálculo en forma de lista de datos, tabla dinámica o gráfico dinámico.

Vamos a usar el mismo ejemplo de la entrada Analizar datos de Access en Excel: copiar datos, un archivo de Access llamado empresa.accdb con la tabla Plantilla.

Access y Excel I

Abrimos Excel y en un archivo en blanco hacemos clic sobre la opción Datos, grupo de opciones Obtener datos externos y Desde Access.

Access y Excel III

En el cuadro Seleccionar archivos de origen de datos buscaremos la base de datos EMPRESA.accdb y la abrimos. Si la base de datos tiene varias tablas y consultas hay que seleccionar el elemento que se desea vincular con Excel en el cuadro Seleccionar tabla. En la columna Tipo aparece VIEW o TABLE según sea consulta o tabla. Siguiendo con el ejemplo seleccionaremos la tabla PLANTILLA y Aceptar.

Access y Excel IV

En el cuadro Importar datos podemos elegir la forma en la que queremos ver los datos en Excel: Tabla, Informe de tabla dinámica o Informe de gráfico y tabla dinámicos y la ubicación.

Access y Excel V

Tabla
Esta opción hace un volcado de los datos de Access y crea una tabla que se puede analizar con las herramientas de Excel del menú Datos, aunque hay algunas limitaciones; por ejemplo, no es posible usar la herramienta de Subtotales con datos externos.

Informe de tabla dinámica
La opción Informe de tabla dinámica permite crear una tabla dinámica directamente sobre los datos de la tabla o consulta de Access, sin necesidad de un volcado previo en Excel.

Para hacer otra tabla dinámica en este mismo libro, basada en la misma fuente de datos, se puede repetir el proceso desde el principio o usar la conexión que se ha establecido entre los dos archivos. En el menú Datos, Obtener datos externos activamos la opción Conexiones existentes y especificamos Mostrar conexiones en este libro

Access y Excel VI

 Al abrir la conexión empresa tenemos de nuevo la posibilidad de conectar a la base de datos para hacer una lista de datos, una tabla dinámica o un gráfico dinámico.

Informe de gráfico y tabla dinámicos
Esta opción permite ir creando a la vez una tabla dinámica con su gráfico y para hacer otro gráfico dinámico con su tabla abrimos la conexión y seleccionamos la base de datos.

Publicado en Access, Excel, Vínculos entre aplicaciones | Etiquetado , , , | 2 comentarios

Analizar datos de Access en Excel: copiar datos

De todas las herramientas que componen Office es entre Access y Excel dónde los vínculos cobran mayor importancia. Es muy frecuente trabajar con datos de Access en un libro de Excel para aprovechar las características de análisis de datos y creación de gráficos, la flexibilidad en la presentación de los datos o las funciones que no están disponibles en Access.

La opción Copiar de Access permite llevar datos hasta Excel de una forma rápida y muy sencilla para analizarlos desde otro punto de vista. Es la opción ideal para hacer análisis puntuales, ya que no se crea ningún vínculo entre los dos programas, la única forma de actualizar los datos es volver a copiarlos en Access y pegarlos en Excel.

Supongamos un archivo de Access llamado empresa.accdb con la tabla Plantilla con nueve campos y diez registros.

Access y Excel I

Abrimos la base de datos empresa.accdb y seleccionamos la tabla plantilla, como vamos a copiar todos los registros de la tabla no es necesario abrirla, para copiar sólo unos cuantos registros abre la tabla y selecciónalos. En el menú Inicio, en el grupo Portapapeles, haz clic en Copiar o con el botón derecho sobre el nombre de la tabla y Copiar.

Access y Excel II

Abrimos la hoja de cálculo en la que vamos a pegar los datos y activamos A1 (o la celda a partir de la cual queremos los datos), en el menú  Inicio, en el grupo Portapapeles, haz clic en Pegar. En Excel tendrás ahora una lista de datos con la siguiente estructura: tantas columnas como campos en la tabla y tantas filas como registros más la primera que es la cabecera y contiene los nombres de los campos, casi seguro que tendrás que ajustar el formato de las filas y columnas.

Es importante repetir que los datos de este libro no tienen ningún vínculo con Access, si los datos de la tabla plantilla cambian, los cambios no se reflejarán en el libro de Excel, de ahí que esta sea la opción ideal para hacer análisis puntuales.  El libro de Excel se puede tratar de forma completamente normal, puede utilizarse para hacer tablas dinámicas, gráficos dinámicos, subtotales o incluso combinarlo con Word para generar documentos personalizados (combinar correspondencia). 

Hay mas posibilidades para analizar datos de Access en Excel y las trataré en próximas entradas, son obtener datos externos y abrir en Excel datos de Access

Publicado en Access, Excel, Vínculos entre aplicaciones | Etiquetado , , , , | 1 Comentario