Hojas visibles, ocultas y muy ocultas

Cuando se inicia un libro nuevo en Excel viene con tres hojas visibles por defecto.

Esta opción se puede cambiar desde Archivo/Opciones/General:

Las hojas de Excel se pueden mostrar y ocultar de una forma sencilla haciendo clic con el botón derecho sobre las pestañas.

Para ocultar la hoja Beneficio:

Para mostrar la hoja Beneficio:

   

 

 

 

 

 

En algunas ocasiones es necesario ocultar una o varias hojas de tal forma que no sean visibles fácilmente; bien porque tienen información que se desea proteger o simplemente porque se quieren ocultar.

El editor de VBA tiene un nivel de protección mas alto que el de las pestañas y permite ocultar hojas con la propiedad VeryHidden

Pulsamos ALT+F11 y entraremos al editor de VBA, en el panel de la izquierda aparecen, entre otros, los libros abiertos de Excel con las hojas que tiene cada uno

seleccionamos la hoja que deseamos ocultar y abrimos sus propiedades con la tecla F4. En la propiedad visible seleccionamos la opción 2 – xlSheetVeryHidden

Para volver al archivo de Excel basta con cerrar el editor de VBA.

Sólo aparecen las hojas de Ingresos y Gastos, y al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre las pestañas, la opción Mostrar está desactivada y no hay posibilidad de visualizar la hoja, de esta forma la hoja Beneficios está oculta y protegida.

Eliminar las secciones de un documento

En el post ¿Qué son y para qué sirven las Secciones? vimos los distintos tipos de secciones y cómo se crean, en esta entrada vamos a ver cómo borrarlas.

Las secciones crean distintas partes en un documento que permiten aplicar formatos incompatibles entre sí. En principio, al insertar una sección no hay ninguna marca o señal en pantalla que nos indique en que sección estamos.

Para eliminar las secciones de un documento es conveniente visualizarlas bien, para eso activamos el icono Mostrar todo situado en el grupo Párrafo

Las secciones se representan con una línea doble discontinua que indica el tipo de sección. Estas líneas marcan el inicio y el final de la sección.

Para eliminarlas basta con colocar el cursor al inicio de la línea correspondiente y pulsar suprimir.

Relleno rápido de datos

El relleno rápido es una herramienta disponible a partir de Excel 2013 que permite rellenar celdas siguiendo un patrón. Es especialmente útil cuando tenemos unos datos y queremos conseguir otros a partir de ellos.

Tenemos un listado con referencias de productos formadas por una combinación de letras y números, y necesitamos otra columna con las dos primeras letras de cada referencia.
La primera celda la introducimos a mano para que Excel conozca el patrón que seguirán el resto de los valores

Seleccionamos el rango B1:B11 y podemos ejecutar el relleno rápido de tres formas distintas:

 1. Pulsando CTRL+E

2. En la ficha DATOS/Herramientas de datos/Relleno rápido

3. En la ficha INICIO/Modificar/Rellenar

En cualquiera de los tres casos el resultado es este:

Los tabuladores con relleno

Los tabuladores con relleno permiten alinear texto y rellenar con puntos suspensivos, guiones o línea continua, el espacio que hay entre ellos.

Este ejemplo muestra tres tabuladores con alineación derecha y con relleno de puntos:

Una vez colocados los tres tabuladores sobre la regla, hacemos doble clic en cualquiera de ellos y entraremos al cuadro de diálogo Tabulaciones

En la lista Posición vamos seleccionando cada tabulador y la opción de relleno correspondiente, pulsamos Establecer y hacemos lo mismo con todos los tabuladores. Para terminar hacemos clic en Aceptar y volveremos al documento.

Cada vez que se pulsa la tecla TAB, Word llevará el cursor hasta la posición del siguiente tabulador y rellenará el espacio con la opción de relleno seleccionado.

Rellenar celdas en un lista de datos de Excel

Antes de empezar a trabajar con una lista de datos en Excel es conveniente estructurarla correctamente para evitar errores o un mal funcionamiento de las tablas dinámicas.

Cuando se importan datos a Excel, o se hace un volcado desde otro programa, es habitual que haya huecos en las filas como en este ejemplo:

Lo que debemos es hacer es rellenar el departamento hasta que haya un dato nuevo; es decir, debería aparecer Comercio Exterior hasta que aparezca Compras, y éste hasta el próximo departamento y así sucesivamente.

Lo primero que haremos es seleccionar las celdas que debemos rellenar, en el ejemplo A2:A25. En la cinta de opciones Inicio, Buscar y seleccionar y después Ir a especial

En el cuadro de diálogo seleccionar Celdas en blanco

El rango quedará de esta forma:

En la barra de fórmulas introducimos esta expresión =A2 y pulsamos CTRL y la tecla INTRO. El resultado es este

Los tabuladores

Los Tabuladores de Word permiten alinear el texto respecto de los puntos que el propio usuario establece. Son especialmente útiles cuando necesitamos hacer una lista y aún más si en esa lista se incluyen números.

Las alineaciones pueden ser por la izquierda , por la derecha , por el centro , decimal  o de barra.

Para colocarlos se puede hacer directamente sobre la regla, seleccionando previamente el tabulador, o en el iniciador del cuadro de diálogo Párrafo y seleccionando la opción Tabuladores, esta opción permite establecer tabuladores de una forma más precisa.

Vamos a ver como poner los tabuladores sobre la regla.

Para empezar buscaremos la herramienta de tabuladores que se encuentra colocada a la izquierda de la regla, justo por debajo de la cinta de opciones.

Conforme hacemos clic con el ratón, los símbolos de tabulación van cambiando. Una vez seleccionado el tabulador deseado nos vamos hasta la regla y hacemos clic en la posición en la que queremos fijar el tabulador; así con cada tabulador que necesitemos.

Para que los tabuladores causen el efecto deseado pulsaremos la tecla TAB, está colocada justo encima de Bloq Mayús. Cada vez que se pulsa la tecla TAB, Word llevará el cursor hasta la posición del siguiente tabulador.

En el siguiente ejemplo hay cuatro tabuladores: izda., decimal, decimal y derecha

Al cambiar de línea y volver a introducir otro elemento de la lista de la misma forma, se aprecia mejor cómo Word vuelve a dejar el espacio definido en los tabuladores, y que además coincide con la misma distancia que en la fila anterior.

Atención al tabulador de barra: no permite alinear texto. Lo que hace es crear una línea vertical de mayor o menor longitud en función del texto escrito.

Para eliminar los tabuladores, sin desajustar el texto, es importante colocar el cursor debajo del texto en una línea nueva y arrastrar los símbolos de la regla de uno en uno hacia abajo.

 

Función SI o BUSCARV

En algunas ocasiones la función BUSCARV es una alternativa rápida y mucho mas sencilla a la función SI, sobre todo cuando esta va anidada y acompañada de los operadores lógicos Y-O

En la siguiente tabla se muestran las cantidades correspondientes a una facturación, hay que calcular los descuentos que se van a aplicar en función de lo facturado.

• Menos de 500 € un 3% de dto.
• Entre 500 y 800 € un 6% de dto.
• Entre 800 y 1.500 € un 9% de dto.
• 1.500 o más un 15% de dto.

Solución con la función SI anidada y con el operador Y

1. En el caso del 3% la facturación debe cumplir una sola condición, ser menor que 500 €.
2. Para el 6 y el 9% la facturación debe cumplir dos condiciones: estar comprendida entre los límites que determinan el descuento. Las dos condiciones deben cumplirse simultáneamente
3. Por último, el 15% se aplicará para el resto.

La fórmula es la siguiente:

Si los símbolos mayor que o menor que van acompañados del igual, la facturación se interpreta como incluida o excluida. Este es el resultado:

Solución con la función BUSCARV

Lo primero que haremos es construir la tabla donde ir a buscar las cantidades facturadas. Para eso tendremos en cuenta el valor mas pequeño de cada intervalo de facturación y el descuento que se aplica.

 En B2 introducimos la formula:

El argumento VERDADERO es fundamental para especificar que el tipo de búsqueda se hace por aproximación.

Este es el resultado:

La función BUSCARV por aproximación tiene una sintaxis mas sencilla. Además se pueden contemplar mas intervalos ampliando la tabla donde se consulta; sin embargo con la función SI hay que seguir anidando mas condiciones hasta contemplar todos los supuestos.

Introducir datos en las hojas de cálculo

En Excel se trabaja con tres tipos de datos: el texto, los números y las funciones.

Al escribir un dato en la celda correspondiente, este aparece en la propia celda y en la barra de fórmulas.

Después de escribir el dato hay que introducirlo o validarlo en su celda, para eso podemos pulsar:

• Intro. Se valida el dato en la celda y la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo
• Tabulador. Se valida el dato en la celda y la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo a la derecha.
• Teclas de desplazamiento del cursor. Se valida el dato en la celda y la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada.
• Icono Introducir.  Está en la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el dato en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.
• Icono Cancelar.  Está en la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se elimina el dato y la celda queda como estaba, es igual que pulsar la tecla ESC.

Importar objetos entre bases de datos de Access

Todos los objetos de Access se pueden importar y exportar entre distintas bases de datos.

Importar permite “traer” información de otras bases de datos hasta la base de datos activa.

Veamos un ejemplo. Toda la información (clientes, proveedores, productos…) de una empresa se encuentra en distintas bases de datos de Access. Resulta muy incómodo abrir y cerrar constantemente los archivos para consultar los datos, por esta razón vamos a unirlos todos en un solo archivo.

Creamos una base de datos nueva con el nombre Información Comercial.accdb y ésta aglutinará toda la información que ahora se encuentra en las distintas bases de datos. Desde esta base de datos, en el  menú Datos externos, Importar y vincular hacemos clic en  Access. 

En el cuadro Obtener datos externos: Base de datos de Access especificamos el origen de los datos y la forma en la que queremos almacenar los datos en la base de datos actual. Después de Aceptar aparece el cuadro de diálogo Importar objetos para traer varios objetos, además de todas las especificaciones que éstos tengan: relaciones, exportaciones o importaciones guardadas, etc. Las distintas fichas permiten ir pasando entre los distintos objetos de la base datos y seleccionarlos, con el botón Opciones podemos definir las características de la importación.

Al importar datos de esta manera no se establece ningún vínculo entre las dos bases de datos.

La opción Vincular permite únicamente trabajar con las tablas. Esta opción establece un vínculo entre las tablas de las dos bases de datos, los cambios realizados en una tabla se reflejarán en la otra y viceversa. Además la tabla vinculada puede generar más objetos.

Las sangrías

Las Sangrías es una de las herramientas de formato de párrafo mas utilizada, permite controlar el comportamiento de las líneas respecto de los márgenes izquierdo y derecho.

Existen cuatro sangrías diferentes en Word:

• Sangría de primera línea: la primera línea del párrafo es más corta.
• Sangría francesa: la primera línea va de izquierda a derecha y la segunda y sucesivas son más cortas.
• Sangría izquierda: todas las líneas del párrafo son más cortas por la izquierda.
• Sangría derecha: todas las líneas del párrafo son más cortas por la derecha.

Todas las sangrías se pueden activar o desactivar con los símbolos de la regla

y en el cuadro de diálogo Párrafo

La primera opción permite establecer las sangrías de forma muy rápida haciendo clic sobre el símbolo correspondiente y arrastrando a la posición de la regla. Según la sangría que se activa el símbolo de la izquierda se muestra unido o separado. Así la sangría izquierda desplaza el símbolo entero, la sangría de primera línea y la francesa hacen que el símbolo se divida en dos,

La sangría por la izquierda es la mas habitual de todas, además de los símbolos de la regla y de las opciones del cuadro Párrafo, se puede activar con los iconos correspondientes dentro de la ficha Inicio en el grupo de opciones Párrafo.